１．同窓会の名簿作成・取り扱いが規制の対象？

個人情報保護法は、「個人情報を合計5千人分を超えて保有し、事業に使用している事業者」に課せられます。 そのため、同窓会を開催するにあたって案内状送付のために住所や電話番号などの情報を名簿化するような 作業は、法規制の対象から外れると考えられます。しかし、昨今の社会的情勢を鑑み、今回の名簿作成および 情報の取り扱いについては、可能な限り個人情報保護法を遵守するよう努めます。

２．取り扱う個人情報の種類

個人情報とは、「生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により 特定個人を識別できるもの、または、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を 識別することができるもの」と定義されています。今回の名簿で取り扱う情報としては、
�@所属（大学在籍時のクラスと学番ですので、法律的には除外されると思います）
�A名前（旧姓含む）
�B住所
�C電話番号
�Dメールアドレス
が該当します。
メールアドレスについては、幹事会メンバーから複数の同窓生に一括メール送信する際に、宛先メールアドレスをBCCに入れるなどにより、メール受領者が他のメールアドレスを知ることがないよう工夫致します。

３．名簿の使用目的について

使用目的は以下の２つです。
�@同窓会の開催にあたり、案内状の送付、連絡
�A東邦大学同窓会である鶴風会へ名簿情報の提供

�Aについては、個人情報保護法の「正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない（第24条）」と いう義務に関して、鶴風会に協力するという意図があります。同窓会と鶴風会は全くの別組織ですが、 いずれも東邦大学の傘下であることを考えれば「第三者」にはあたらないと判断できます（グループによる 共同利用に相当）。
しかし、鶴風会への情報提供に関して、もし個人的に拒否される方がおられましたら、幹事までご連絡 いただければ、その方の情報に限り鶴風会への情報提供を停止させていただきます。

４．名簿の情報収集・運用・管理の方法について

幹事会メンバーが、往復ハガキ、電話、メールなどで、皆さん個々人にアクセスさせていただき、 情報の収集、整理、改訂、管理を行っています。幹事会メンバー以外から提供の要請がありましても、 たとえ同窓生であってもご本人以外の情報は提示しないことを徹底しています。

５．個人情報における本人の権利について

�@開示
「保有個人データについて、原則として、本人に開示しなければならない（第30条）」という条項に 基づき、情報開示のご請求をいただきましたら、ご本人の登録内容について開示させていただきます。 お気軽に幹事までご連絡下さい。

�A訂正等
「保有個人データの内容が事実でないときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、訂正等を 行わなければならない（第31条）」という条項に基づき、案内ハガキ、メールなどの返信の情報、 出欠のご連絡情報を元にして、手持ち資料が古い情報であることが判明しましたら、適宜訂正を行います。 なお、同窓会開催までに引っ越しされたり、市町村合併などで登録情報が変更になりました場合には、 ぜひ幹事までご一報下さい。

�B利用停止等
「利用目的による制限、適正な取得、第三者提供の制限に違反していることが判明したときは、違反を 是正するために必要な限度で、原則として、利用停止などを行わなければならない（第32条）」という 条項に基づき、幹事会での情報収集・運用・管理の方法について何か疑義がありました際には、お気軽に ご指摘・ご連絡下さい。適切に対処させていただきます。

以上、個人情報保護法を遵守するための同窓会幹事会の対応方針でした。
一個人の解釈ですので、万が一誤った解釈をしていたり、ここの文章表記で誤解を生むような表現がありましたらご指摘いただければ幸いです。